Organizujete večierok pre sto pozvaných hostí v hoteli, kde v rovnaký večer prebieha ďalšia akcia. Pri vstupe sa stretnú hostia, personál aj dodávatelia. Viac než samotný počet pracovníkov vám pomôže jasná dohoda: kto víta návštevy, kto rozhoduje o výnimkách a kto rieši bezpečnostnú požiadavku.
Najprv rozdeľte úlohy
Registráciu účastníkov, vydávanie menoviek či usádzanie hostí môže mať na starosti tím organizátora. S SBS si osobitne dohodnite kontrolu oprávnenia na vstup a ochranu vyhradených priestorov. Keď príde hosť mimo zoznamu, o jeho doplnení má rozhodnúť vopred určený zástupca organizátora. Pracovník pri vstupe tak nemusí hádať, kto môže udeliť výnimku.
Počítajte aj s časom mimo hlavného programu
Konferencia sa môže skončiť o šiestej, ale technika a vybavenie zostanú v sále ešte dve hodiny. Do ponuky preto zahrňte aj čas prípravy a ukončenia, ak počas nich potrebujete ochranu. Spýtajte sa, ako sa dohodne predĺženie služby, keď sa program posunie.
Čo má byť v objednávke
Uveďte miesto, termín, očakávaný počet návštevníkov a charakter podujatia. Dohodnite začiatok a koniec služby, rozsah činností, kontaktnú osobu na mieste a spôsob odovzdania informácií po skončení. Ak hosť potrebuje osobný sprievod, povedzte to osobitne; ide o inú úlohu než dohľad nad vstupom.
Pozrite si rozsah služby zabezpečenie podujatí. Ak už poznáte termín a miesto, pošlite nám základné údaje o akcii a spoločne spresníme zadanie.